02/10/2020

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La Commune d’Orcet recrute un assistant administratif polyvalent dont le temps de travail sera partagé entre plusieurs missions (paie, affaires générales, urbanisme et communication).

Temps complet
Cadre d’emploi Adjoint administratif (C) ou rédacteur territorial (B)
Rémunération statutaire et régime indemnitaire + CNAS

Consultez le profil de poste :
Au sein des services administratifs et sous l’autorité directe de la secrétaire générale, l'agent recruté sera chargé de l'orientation des administrés ou des professionnels vers les autres agents du service, d'assurer le secrétariat administratif du service, d'assister la secrétaire générale sur différentes missions, et de travailler en autonomie :

MISSION URBANISME :
Accueil physique et téléphonique des services administratifs et interlocuteur privilégié du service urbanisme : renseigner les administrés sur les procédures d’urbanisme, le règlement du PLUI,  les démarches à entreprendre, les assister pour constituer les dossier de PC, de DP, répondre aux demandes de CU,  …
Enregistrement des dossiers dans le progiciel et suivi des demandes d’autorisation d’urbanisme (Permis de construire, autorisation préalable …) en lien les services instructeurs et suivi des compléments de dossier
Enregistrement et suivi des demandes de Déclarations d’Intention d’Aliéner en lien avec Mond’Arverne Communauté.
Réponse aux sollicitations et demandes de renseignements des offices notariaux.
Archivage des dossiers d’urbanisme (PLU, PC, DP, CU), d’installations classées, ERP, d’aires de jeux, et de sécurité
Gestion des registres et mise à disposition des dossiers pour le public
Planification des rendez-vous pour la permanence de l’élu chargé de l’urbanisme Mise à la signature des arrêtés, classement des pièces, affichage de la décision et transmission à la Préfecture
 
MISSION PERSONNEL COMMUNAL :
En matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le secrétaire générale et l’agent en charge du personnel sur la tenue des dossiers du personnel, le recueil des éléments variables mensuels pour la paie (heures supplémentaires, absence, déduction prime ....) et la saisie de ces informations dans le logiciel, la diffusion de l’information pour la préparation des arrêtés, gérer les échéances de contrats et le calendrier des carrières. Vous serez chargé de la paie jusqu’à la transmission du mandatement et des pièces justificatives au service comptabilité.
Structurer les échéanciers de paie et en garantir la bonne exécution-Contrôler les opérations de paie-Être garant de l'application du régime indemnitaire
Gérer l'accueil de stagiaires extérieurs
Gérer une "CVthèque" et tenir à jour un pôle de remplaçants
Assurer le suivi des obligations de formation
Suivre administrativement et gérer les demandes de formation (CNFPT, hors CNFPT) après validation
Gestion des absences
Suivre administrativement les arrêts de travail des agents en lien avec la personne chargée du personnel
Suivre les congés et les CET (planning prévisionnel, demande de congés … Gestion et suivi médical des agents
Expérience en matière de ressources humaines en collectivité souhaitée
Maitrise de la gestion des ressources humaines (postes, emplois, métiers, fonctions, compétences, procédure disciplinaire ...)-Maitrise du statut de la fonction publique territoriale-Maitrise des outils informatiques, logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT)-Capacité d'analyse des problèmes et de retransmission-Capacité de synthèse et de rédaction
 
MISSION SUIVI COMPTABLE DES SUBVENTIONS :
Vous serez chargé de constituer les dossiers de subvention puis de suivre les demandes de subventions et les paiements en lien avec le contrôleur de travaux et la secrétaire générale et de partager les informations avec le service comptabilité
 
MISSION COMMUNICATION :
En lien avec l’élu en charge de la communication et la secrétaire générale, l’agent participe à la création de supports de communication écrits : conception, réalisation, distribution des mensuels et magazines, affiches, flyers, ainsi qu’à la création du contenu des supports institutionnels (rapport annuel, plaquettes thématiques et numériques (site internet, newsletters, réseaux sociaux). Il participe à la préparation des éléments de communication en fonction des évènements organisés par la commune ou ses partenaires. Il collabore à la politique de communication : relations presse et promotion du territoire envers les visiteurs.

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES :
Maîtrise des outils bureautiques exigée
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Gestion du courrier et des diverses tâches administratives
Connaissances de base en urbanisme
Connaissance de base sur le statut de la fonction publique territoriale et de
Connaissance des procédures administratives des collectivités
Intérêt pour les activités liées à la communication institutionnelle
Une connaissance des progiciels de comptabilité, finances et personnel (Berger Levrault) serait appréciée
 
Sens du travail en équipe
Solides capacités rédactionnelles
Rigueur et organisation
Capacité d’adaptation et polyvalence
Sens du service public
Sens de l’accueil, du contact
Être capable d’accueillir tout public en s’adaptant à son interlocuteur
Respect la confidentialité
 
Formation : Titulaire d’un BTS assistant(e) de direction ou bac + 2 minimum
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales .
Expérience professionnelle dans une collectivité territoriale vivement souhaitée.

CONTRAINTES PARTICULIERES DU POSTE:
Disponibilité liée au respect des différentes échéances de la collectivité.
Travail du lundi au samedi matin avec amplitude horaire en semaine jusqu’à 18 heures.

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